Empresas Cuentan con Nueva Herramienta para Frenar la Impresión Indiscriminada de Documentos

Lexmark International Inc., (NYSE:LXK) dio a conocer hoy PolicyPrint una sofisticada herramienta de software que garantiza con absoluta eficacia la eliminación del desperdicio y la reducción de costos en la impresión de documentos. 

Se trata de la más importante funcionalidad incorporada en la última actualización del software de auditoría de impresión Pharos BluePrint, disponible para los equipos de impresión láser de Lexmark con conectividad en red. Al implementarla, las empresas medianas y grandes se aseguran el efectivo cumplimiento de sus compromisos de respetabilidad con el medio ambiente.

Con PolicyPrint las compañías podrán definir y aplicar lineamientos de impresión específicos que limiten y regulen la actividad de impresión de cada empleado en aspectos tales como uso del color, la cantidad de páginas impresas y la naturaleza del documento a imprimir.

PolicyPrint se destaca particularmente por su capacidad de informar a los empelados mediante avisos o alertas que indican el costo de sus trabajos de impresión y sugiere mejores prácticas tales como imprimir por ambos lados o descartar el uso del color cuando se trata de un documento borrador. Así, cada vez que un empleado envía una orden de trabajo a la impresora, PolicyPrint actuará de inmediato para cuantificar su costo y comprobar si los parámetros seleccionados le son permitidos.  

A diferencia de un esquema de impresión libre donde los empleados desconocen que la empresa gasta cerca de $750 al año per-cápita -según cálculos de Lexmark- la implementación de un sistema de control y supervisión como PolicyPrint, en combinación con una política corporativa de impresión, tendrá como resultado una reducción inmediata en el gasto total de impresión.

¿Cómo Funciona?
PolicyPrint es muy simple y no requiere ningún tipo de cambio a nivel de hardware. Consiste en un agente invisible el cual se instala en cada computadora con la función de registrar y evaluar el comportamiento de impresión de cada empleado a partir de normas de impresión predefinidas a criterio de la gerencia, para el grupo de trabajo al que éste pertenece y según su cargo.  

De esta forma, se pueden establecer reglas. Por ejemplo, si los empleados pertenecen al área de manufactura o de recursos humanos, podrían tener restricciones para imprimir en color o para usar impresoras locales; mientras que los de mercadeo podrían utilizar el color, pero solo en sus impresoras locales; en tanto que los directivos tendrían autorización para utilizar ambos recursos.  

Aplicando Mejores Prácticas de Impresión
El nivel de complejidad del sistema permite incluso aplicar reglas según el tipo de acción y la experiencia particular de un grupo de empleados. También envía a cada empleado al final de cada mes un reporte a su correo electrónico detallando el costo total de cada uno de sus trabajos con sugerencias sobre mejores prácticas a implementar para lograr una impresión más eficiente a futuro.  

Sin embargo, más que advertir y educar, la principal virtud de PolicyPrint es su efectivo poder para restringir y prohibir prácticas de impresión disparadoras del desperdicio y amenazantes para el equilibrio ambiental.

El sistema es tan robusto que puede bloquear cualquier tipo de trabajo que sea incompatible con las reglas de impresión de la compañía, e indica al empleado las  modificaciones que deberá implementar para poder continuar con su impresión. Solicitudes como la impresión de E-mail, páginas Web y documentos extensos en color serán automáticamente denegados.

Asimismo, puede incorporar lineamientos más precisos como la utilización de color en presentaciones solo cuando se trata de la versión final, o bien, desaprobar la opción de color cuando se utilice fuera del horario normal de oficina. Para mayor información sobre Pharos BluePrint y PolicyPrint visite:  www.pharos.com