Seguros Nuevo utiliza la solucion Document xCP de EMC

MegaGroup, Velocity Partner de EMC, fue la empresa responsable de implementar este importante proyecto de inteligencia de la información.

Caracas, Venezuela, a 02 de mayo de 2011.- EMC, líder en soluciones de  infraestructura de la información, y Seguros Nuevo Mundo unieron esfuerzos para mejorar la satisfacción de los clientes, y con este objetivo la empresa aseguradora ha adquirido la solución EMC Documentum xCP, centrada en la Automatización de Procesos de Negocios (BPM-Business Process Management), misma que les permitirá incrementar sus niveles de respuesta, ofrecer un servicio de calidad a sus asegurados, y minimizar el consumo de energía y de recursos en beneficio del medio ambiente.

Desde hace 53 años Seguros Nuevo Mundo ocupa un importante lugar en el mercado asegurador venezolano. Su creciente expansión por Venezuela y el objetivo de seguir cultivando una cultura de servicios, los ha llevado a superarse a sí mismos en la calidad de atención, elevando los niveles de satisfacción de sus clientes.

La empresa aseguradora tenía la necesidad de agilizar el proceso de aprobación de documentación de sus afiliados en el momento en que realizaban el ingreso a Centros de Salud por Salas de Emergencia. Su Centro de Contacto realiza la recepción de los documentos relacionados con la emergencia de los clientes tales como presupuestos, facturas, estudios para-clínicos, especiales, documentos de identificación del cliente, etc., para así entregar una autorización telefónica que cumpla con las necesidades de la póliza de salud que adquirió el cliente. Sin embargo, el proceso tomaba de 30 a 35 minutos de trabajo administrativo, además del manejo de una gran cantidad de papel y archivado físico dentro de la organización.

Con la implementación de la solución EMC Documentum xCP se logró la automatización del proceso de Servicio de atención Telefónica y Cartas Avales utilizando los conceptos y tecnologías de BPM (Business Process Management). El proceso inicia desde la primera llamada de la clínica o el hospital, manejando de forma automática los documentos enviados vía fax, creándose un expediente digital del cliente, y manejando el proceso de revisión por parte de Seguros Nuevo Mundo.

“Anteriormente, el proceso de recepción de documentos era completamente manual; nuestros analistas debían imprimir toda la documentación, iniciar el proceso de revisión, y archivarla en carpetas en expedientes individuales, consumiéndose mensualmente 4 cajas de resmas de papel aproximadamente, 5.000 carpetas, y espacios para los archivadores donde se resguardaba esta documentación. Gracias a la solución de EMC, hoy estamos apuntando hacia la eco-tecnología y hemos eliminado archivos físicos que nos restaban espacio en nuestro sitio de trabajo, por lo que ahora contamos con una oficina más espaciosa; además consumimos menos material de oficina y hemos logrado unos  niveles de ahorro de energía considerables. Nuestros tiempos respuesta a los clientes se han minimizado, ahora somos más rápidos y precisos en el servicio”, señaló Juan Cantar, Gerente del Centro de Contacto de Seguros Nuevo Mundo.

La selección de esta solución implicó un proceso de evaluación de diversas empresas que contaran con productos y soluciones especializados en la automatización de procesos de negocios. “EMC y su socio de negocios Megagroup nos ofrecieron la mejor alternativa, y contaban con la experiencia y las soluciones tecnológicas que necesitábamos para iniciar este proyecto”, resaltó Juan Cantar.

De acuerdo con la compañía, los avances han sido notables, desde lograr una mejoría en el servicio y tiempos de respuesta a sus clientes, reducción de costos de impresión y material administrativo, hasta contar con un equipo de trabajo más motivado que ahora utiliza una herramienta completamente digital, que les ha eliminado la realización de prolongados trabajos manuales.

“Documentum cumplió con nuestras expectativas, sin duda es lo que necesitábamos. Los tiempos de implementación del proyecto fueron los esperados, además del servicio que recibimos fue óptimo y satisfactorio. En Seguros Nuevo Mundo nuestra área de Centro de Contacto fue la pionera en este tipo de proyectos, y estamos buscando que se logre implementar en otros departamentos de la empresa”, finalizó el señor  Cantar.

La empresa MegaGroup, Velocity Premier Partner de EMC, fue responsable de implementar esta solución, realizando su instalación, puesta en producción, soporte post-venta y capacitación al cliente.

“En EMC vamos de la mano con nuestros clientes y estamos orientados a generar grandes cambios en el sector de TI. Hemos desarrollado soluciones que ayudan a las empresas a preservar el medio ambiente y colaborar con él, a través de tecnologías que les permiten minimizar los niveles de consumo de energía, además del uso innecesario de papel y de recursos que pueden manejarse digitalmente. Seguros Nuevo Mundo es un valioso ejemplo de cómo las organizaciones venezolanas pueden innovar y a la vez ser ecológicos”, agregó Luis Núñez, Gerente General de EMC Venezuela.

Futuro inmediato

La implementación de esta solución se finalizó a mediados de 2010, y ya se iniciaron los procesos de evaluación de proyectos de Automatización de Procesos de Negocios en otras áreas de Seguros Nuevo Mundo. Dentro de sus planes, tienen previsto continuar evaluando sus práticas y procedimientos, para mejorarlos y seguir ofreciendo servicios de óptima calidad a sus clientes.